內部審核策劃:檢查表的編制

              日期:2020-01-18  類別:最新文章  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

                內部審核策劃:檢查表的編制有關的物業管理文本,文件名:內部審核策劃檢查表的編制●檢查表的類型(1)過程檢查表這是一種按照ISO9001:2000標準條款編制的檢查表,其關鍵是選擇部門,分清主次。(2)部門檢查表......

                文件名:內部審核策劃

                檢查表的編制

                ●檢查表的類型

                (1)過程檢查表

                這是一種按照ISO9001:2000標準條款編制的檢查表,其關鍵是選擇部門,分清主次。

                (2)部門檢查表

                按照部門編制的檢查表,關鍵是選擇過程,分清主次。

                ●檢查表的作用

                (1)始終保持審核目的。檢查表應列出與審核目的有關的項目和要點,以確保審核覆蓋面的完整和代表性。

                (2)緊扣審核主題,確保審核計劃兌現。

                (3)減少審核偏見,提高審核效能。

                (4)確定審核思路和審核策略,突出重點,照顧一般,提高審核的系統性和有效性。

                ●檢查表的編制要求

                (1)審核員在編制檢查表前,應掌握組織各部門質量職能分配情況。

                (2)內審應以組織的質量管理體系文件為主要依據編制檢查表。

                (3)應選擇典型的、關鍵的質量問題。

                (4)應突出審核區域的主要職能,并選出有代表性的樣本。

                (5)應突出重點,照顧一般,編制詳略得當的檢查表。

                (6)應根據平時掌握的情況,有針對性地選擇審核項目和客觀證據。

                (7)應有可操作性,檢查項目具體,檢查方法實用,客觀證據易收集。

                ●檢查表的編制方法

                (1)制訂過程審核流程

                制訂過程審核流程圖的目的是:理清審核思路,使檢查內容有序展開,依次推進。對部門分管過程宜在編制檢查表前先制訂過程審核流程圖。

                (2)受審核部門的選擇

                受審核部門宜為一個相對獨立的組織單元。如××組織下設有許多職能部門,應分別編制。

                (3)審核地點的選擇

                審核地點應確定且惟一確定,這是計劃審核項目時必須考慮的因素。如總經理辦公室的審核地點放在辦公室,審核項目應能在辦公室取證。

                (4)審核時間的確定

                審核時間是指在某被審核部門和審核地點,完成既定的審核任務,預計所花費的審核時間。如在總經理辦公室審核,預計時間為3小時。

                (5)審核過程的確定

                審核過程是指對被審核部門應審核哪些過程,這必須事先確定且需考慮全面。在確定被審核部門審核過程時,應分清分管過程、主相關過程和通相關過程。分管過程是指該部門負責組織實施、控制的過程;相關過程是指該部門具有部分管理或實施職能的過程,通相關過程是指各部門都必須組織、控制的過程,在ISO9001:2000標準中通相關過程主要為文件控制(4.2.3)、質量記錄的控制(4.2.4)、以顧客為中心(5.2)、質量方針(5.3)、策劃(5.4)、職責和權限(5.5.1)、內部溝通(5.5.3)、工作環境(6.4)、改進(8.5)。

                (6)檢查項目、證據及方法的確定

                檢查項目、證據及方法是檢查表的主要內容,編制時,應把握以下要點:

                ①“分管過程”的檢查內容應詳盡、全面;“主相關過程”的檢查內容只涉及由其組織實施、控制的部分職能;“通相關過程”的檢查內容應是對各部門都必須遵守的內容和要求;

                ②應以組織的質量管理體系程序文件為主要依據確定檢查項目、證據及方法。因此,在編制檢查表時,應明確與被審核部門相關的程序文件;

                ③程序文件中有記錄要求的條款列為必查項目,無記錄要求時,應選擇關鍵的接口或有問題的條款作為檢查項目;

                ④檢查項目、證據通常應與程序文件條款相對應,證據及方法應與檢查項目相對應。

                (7)檢查依據的確定

                檢查依據是指與檢查項目、證據及方法相對應的組織程序文件條款。

                ●內審檢查表的特點

                (1)內審檢查表的格式內容可相對固定。

                (2)通過一段時間內審實踐后,應能形成內容相對穩定的標準檢查表。

                (3)根據審核工作的需要,可在標準檢查表基礎上制訂針對不同問題、不同部門、不同活動的檢查表。

                (4)檢查表應覆蓋質量管理方面的全部要求,不應局限于質量管理體系標準方面的要求,并可包含本組織一些特殊要求。

                (5)檢查表可作為受審核部門準備接受審核的參考文件,便于取得對審核的了解和認真做好審核準備工作。

                ●檢查表的使用

                有了檢查表,雖然可使審核工作有序、按計劃進行,并提高效率,但也容易陷入機械呆板的泥坑。所以有經驗的審核員在按照檢查表檢查的同時,也十分注意靈活應用檢查表的內容以達到審核的目的。有經驗的審核員還高度重視檢查表以外的內容,以發現一些未列入檢查表中的問題。

                靈活有效地使用檢查表是一個經驗積累和熟練的過程。那些剛開始從事審核工作的審核員可著重注意以下方面:

                (1)不應只采用(是/否)問答的模式,否則會導致審核失敗。

                (2)審核員進入一個部門或區域時,可請有關人員介紹體系是如何運作的。

                (3)詢問執行人員是如何工作的,是否有文件規定或記錄。

                (4)觀察執行人員按照有關程序工作的情況。

                (5)驗證必要的記錄或文件。

                (6)按手冊程序或標準評價上述了解到的情況,并決定是否符合要求。

                (7)最后利用檢查表確保所有方面的要求都已查到。

                (8)切忌機械地從檢查表的第一個問題按順序開始,應該把提問、評價、記錄結合起來,然后利用檢查表確保提出了所有的問題并得到答復。

                (9)盡可能不要照著事先準備好的檢查表去宣讀一個個問題。實際上熟練的審核員的檢查表是記在腦子里的。

                ●編制檢查表的注意事項

                (1)審核區域的檢查過程(職能)不能遺漏。編制檢查表前,審核員應先了解審核區域的職能。檢查表內容應覆蓋該審核區域所承擔的職能(包括主要職能和相關職能),并按照突出質量職能、照顧相關職能;先主要職能、后一般職能;先重點項目、后一般項目的原則編制檢查表。

                (2)審核抽樣應具有代表性。為確保審核抽樣的代表性,審核員在決定抽樣方案時,首先考慮審核區域的“面”,再考慮“面”中的關鍵及足夠數量,使從抽樣結果中能得出比較全面、正確和客觀的結論。

                (3)檢查內容不能游離受審核區域,應在受審核區域內能查到。

                (4)檢查內容應可操作。為使檢查可操作,應明確具體地點、對象、數量及驗證方法。

                (5)檢查表應圍繞審核目的、要求,確定審核項目、方法,檢查什么就應達到什么目的或要求。

                (6)檢查表應針對審核區域關鍵選擇審核項目,做到有的放矢,突出關鍵。

                (7)檢查表內容應包括相關過程(要求)在該審核區域的執行情況。如文件控制(4.2.3)、糾正措施(8.5.2)、預防措施(8.5.3)、質量記錄的控制(4.2.4)均是涉及各個部門的過程(要求),不應遺漏。

                (8)在編制檢查表時,應考慮:在某區域審核時,除審核該區域職能外,還應包括其他部門的職能在該區域的情況。

                (9)以部門審核為主時,檢查表應列出該部門的主要過程和活動的審核內容和審核方法。在以過程或活動審核為主時,檢查表應說明到哪個部門查,如何查。

                (10)對總經理實現過程的審核最好按過程或活動的順序進行。

                (11)在對過程進行審核時,應對每一個過程提出如下四個基本問題:

                ①過程是否予以識別和適當表述?

                ②職責是否予以分配?

                ③程序是否被實施和保持?

                ④在提供所要求的結果方面,過程是否有效?

                檢查表中“審什么”應主要圍繞上述四個問題。

                (12)在按過程審核時,鼓勵按照“目標——策劃——實現

                ——測量和監視——改進”的過程方法編制檢查清單。

                (13)檢查表的依據是ISO9001:2000、受審核方的質量管理體系文件及其他審核準則。2000版標準對文件的要求和形式比較靈活。因此在現場審核時判斷受審核方是否需要編制文件,應由審核員根據被審核部門或活動、過程的特點來決定。

                (14)檢查表的重點應是對組織服務質量有重要影響的過程和活動,特別要注意過程間相互作用的接口及職能部門的接口。

                (15)應注意抽樣的合理性。不同服務的實現過程是不同的,在審核中,應對每一類過程進行審核。對支持過程,有些是可以抽樣的,“如管理職責或資源管理”;有些則不能抽樣。

                (16)在確定檢查內容時,應與來自受審核方組織內不同層次和職能部門的人員面談,尤其是那些重點考慮的活動或任務的執行人員。

                通知受審核部門

                審核前應通知受審核部門。通知內容包括審核員、時間安排要求等。審核計劃應得到受審核部門負責人的確認,必要時應向受審核部門提供檢查表。

                內審應按計劃和程序規定進行,一般不搞突然襲擊。提前通知受審核部門,目的是使他們做好充分準備,在審核前對標準自查整改。這樣做的理由是有利于推動內部改進,有利于審核雙方的協調配合。

              物業經理人:www.bjsjlk.com.cn

              篇2:內部審核策劃:審核計劃的制訂

                文件名:內部審核策劃

                審核計劃的制訂

                審核計劃包括年度審核計劃和審核活動計劃(審核大綱)。年度審核計劃是審核策劃的始端也是總綱,審核活動計劃則是按照年度審核計劃安排具體實施。

                組織審核計劃的內容可包括:審核目的、范圍、審核準則、審核組成員及分工、主要審核活動的時間安排、首末次會議時間等。

                組織的年度審核計劃應以文件形式頒發,審核活動計劃應有審核組長簽名和總經理的批準。

                ●目的

                (1)保證內部審核的實施有計劃地進行。

                (2)便于管理、監督和控制內部審核。

                ●要點

                (1)組織年度內部審核計劃可包括質量管理體系、過程和服務的審核。

                (2)質量管理體系審核應在年內對所有部門和過程全部覆蓋,并突出關鍵部門、過程。

                (3)過程質量審核應在年內對所有關鍵過程、特殊過程全部覆蓋,還可考慮問題較多、比較薄弱的過程。

                ●考慮因素

                (1)落實組織審核組織。

                (2)組織審核范圍。

                (3)認證機構及有關法規的要求。

                (4)質量管理體系文件關于內部審核的要求。

                (5)審核的頻次等。

                ●類型

                (1)集中式年度審核工作計劃

                主要特點是:

                ①在某計劃時間內安排的集中式審核。每次審核可針對全部適用過程及相關部門,也可針對某些過程或部門;

                ②審核后的糾正行動及跟蹤在限定時間內完成;

                ③審核的時機大多為:新建質量管理體系運行后;質量管理體系有重大變化時;發生重大事故時;外部質量審核前;領導認為需要時。

                (2)滾動式年度審核工作計劃

                滾動式年度審核一般在通過第三方質量管理體系認證后被采用。

                主要特點是:

                ①審核持續時間較長;

                ②審核和審核后的糾正行動及其跟蹤陸續展開;

                ③在一個審核時期內應保證所有適用過程及相關部門得到審核;

                ④重要的過程和部門可安排多頻次審核。

                (3)審核活動計劃

                審核活動計劃是對本次審核活動的具體安排,應形成文件,由審核組長制訂并經主管/管理者批準。

                審核活動計劃應明確審核的目的和范圍,審核依據的文件(標準、手冊及程序等),審核組成員名單及分工情況,審核日期和地點,受審核部門,首次會議、末次會議的安排,各主要質量審核活動的時間安排,審核報告日期等。

                審核活動計劃還應體現本次審核所采用的主要方法,如是操作流程法,還是選擇部門法,或是選擇過程法等。

                (4)跟蹤審核計劃

                對糾正措施的實施過程及結果應進行跟蹤審核,必要時該類審核活動也應制訂計劃,但其范圍、對象將被限制在前次審核的不合格項方面。

                (5)臨時性審核計劃

                臨時性審核是指年度審核計劃安排以外的審核。該類審核往往是由于特殊情況或特殊要求而提出的。

                ●編制審核計劃注意事項

                (1)審核計劃可按部門或活動(過程)來編寫,不再以要素來編寫,一般更側重于按部門審核。審核計劃一般應寫明擬審核的職能部門、場所,最好注明應審核哪些相應的活動或過程。過程可以包括產品實現過程和其支持過程(即管理過程)。審核也可以以過程為主審核,此時則應注明審核哪些相關的職能部門。為此,審核組長應事先熟悉被審核方的質量管理體系文件及部門在相應過程或活動中的職責。受審核方如能提供部門和過程(活動)的職能分配表則更為理想。

                (2)審核計劃的具體內容應與受審核方的規模和復雜程度相適應。在制訂審核計劃時應考慮在對質量有較大影響的過程或活動以及承擔較重要職能的部門安排較多的時間,應確保在有效的時間內完成有效的審核。

                (3)在編制年度內審計劃時,若采用滾動式審核,則相應要素應改為相應的過程或活動,應在一個審核周期內確保對產品實現過程和支持過程的全面覆蓋。對于主要的過程和活動,如管理職責、資源管理、產品的實現過程、測量分析和改進等,每次審核時均應考慮到,對于其子過程則可以考慮抽樣。

                (4)審核組分工時應注意把具備專業能力的審核員安排在產品實現過程或產品的測量過程的審核上,以確保審核有效進行。

                (5)審核計劃中應強調安排對領導層的審核。

                2000版標準對最高管理者的承諾和職責進一步予以重視,這些承諾和職責通常反映在組織的質量方針、質量手冊、質量管理體系文件中,并在相關過程和活動中體現。因此對最高管理者的承諾,自身的質量意識和對質量管理體系及職責的理解,審核時應予充分了解,對最高管理者的審核或座談應在審核計劃中予以明確并給予足夠的時間。

                ●審核小組的建立

                前面已經提到過組織內審小組的組成,組織根據審核活動目的、范圍、部門、過程以及審核日程安排,選定審核組長和成員,建立審核小組。

                小組成立后,應明確各成員分工和要求,這是審核組長的責任。審核組長應注意“審核員不能審核自己的工作”的原則。

                ●審核員按分配任務做好各項準備工作

                (1)熟悉必要的文件和程序。

                (2)根據要求編制檢查表。

                (3)考慮前次審核結果應跟蹤的項目。

                小組成立后通常應舉行審核組會議,以確保審核前準備工作全部完成,每個審核員對審核任務完全了解。

                為使內審活動正常有效地開展,組織應建立相適應的內審工作系統,主要是:

                ①組織

                應建立審核組織,指定組織內審負責人(如管理者代表),明確日常工作負責部門以及其他部門應負的職責;應選擇、培訓、形成一批合格的內審員(最好每個部門至少有一名內審員),以確保審核活動必需的人力資源。

                ②文件

                應建立并保持內審程序,規定內審的基本步驟、要求、責任與方法,應建立完善的內審工作文件,如年度審核計劃、審核活動計劃、檢查表、現場審核記錄表、不合格項報告、糾正措施報告、審核報告等。

              篇3:內部審核的基本要求

                文 件 名:內部審核的基本要求

                ●審核程序

                應建立并保持組織內部審核書面程序,可能不是一個,而是一組。內部審核(以下簡稱內審)程序的內容通常包括:目的,范圍,引用標準,定義,審核類別,審核的組織,審核的基本 要求,審核人員的確定與責任,審核計劃,審核的基本步驟、方法及要求,審核的分析與記錄,審核報告的處理,跟蹤審核等。

                內審程序是組織內部審核各項活動總的指導和規定,可包含體系、過程、產品和服務的質量審核,具體操作宜另訂細則執行。

                ●內審重點

                內審的實施重點是驗證質量活動和有關結果的符合性,確定質量管理體系的有效性、過程的 可靠性、產品的適用性,評價達到預期目標的程度,確認質量改進(包括糾正和預防)的機會 和措施。

                ●審核計劃

                根據標準、程序規定和所審核活動的實際情況及重要性,制訂并實施內審年度計劃和專項活 動計劃。質量管理體系審核應對所有過程和部門進行,在規定時間內(通常為一年)覆蓋為10 0%;過程審核應對所有關鍵過程和因素進行審核,確保關鍵過程和因素進入受控狀態;產 品質量審核應從適用性角度對最終產品按抽樣標準進行定期審核,以期客觀反映出產品質量 水平及波動規律,服務質量審核應以顧客要求、投訴為線索,主要進行外部(售前、售中、 售后)服務的審核,不斷適應、滿足顧客要求,減少顧客投訴率。

                ●審核人員

                審核人員應能保持相對獨立性/公正性,并經組織管理者專門授權,具備足夠資格。審核人 員的數量、素質應能滿足內審需要。

                ●審核資源

                組織管理者應提供內審時所需的各種資源(包括人員、技能、設備、圖表、經費、時間等), 以實現審核工作目標。

                ●審核結果

                質量審核的結果按要求整理、綜合,形成報告,并按程序規定被及時有效地傳遞和充分利用 。

                ●審核文件

                審核工作用的所有文件(包括程序、標準、記錄、報告、表格)齊全、適用,格式規范化,保 管檔案化。

                ●糾正措施

                對審核中發現的問題采取糾正措施,并實施跟蹤與監督,保證糾正系統靈敏有效。組織內審活動只要達到上述八條要求,基本可滿足ISO9001標準提出的要求。值得提出的是 ,這些要求僅是組織開展內審活動的基本要求。

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