內部審核策劃:審核計劃的制訂

              日期:2020-01-18  類別:最新文章  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

                內部審核策劃:審核計劃的制訂有關的物業管理文本,文件名:內部審核策劃審核計劃的制訂審核計劃包括年度審核計劃和審核活動計劃(審核大綱)。年度審核計劃是審核策劃的始端也是總綱,審核活動計劃則是按照年度審核計劃安排具體實施......

                文件名:內部審核策劃

                審核計劃的制訂

                審核計劃包括年度審核計劃和審核活動計劃(審核大綱)。年度審核計劃是審核策劃的始端也是總綱,審核活動計劃則是按照年度審核計劃安排具體實施。

                組織審核計劃的內容可包括:審核目的、范圍、審核準則、審核組成員及分工、主要審核活動的時間安排、首末次會議時間等。

                組織的年度審核計劃應以文件形式頒發,審核活動計劃應有審核組長簽名和總經理的批準。

                ●目的

                (1)保證內部審核的實施有計劃地進行。

                (2)便于管理、監督和控制內部審核。

                ●要點

                (1)組織年度內部審核計劃可包括質量管理體系、過程和服務的審核。

                (2)質量管理體系審核應在年內對所有部門和過程全部覆蓋,并突出關鍵部門、過程。

                (3)過程質量審核應在年內對所有關鍵過程、特殊過程全部覆蓋,還可考慮問題較多、比較薄弱的過程。

                ●考慮因素

                (1)落實組織審核組織。

                (2)組織審核范圍。

                (3)認證機構及有關法規的要求。

                (4)質量管理體系文件關于內部審核的要求。

                (5)審核的頻次等。

                ●類型

                (1)集中式年度審核工作計劃

                主要特點是:

                ①在某計劃時間內安排的集中式審核。每次審核可針對全部適用過程及相關部門,也可針對某些過程或部門;

                ②審核后的糾正行動及跟蹤在限定時間內完成;

                ③審核的時機大多為:新建質量管理體系運行后;質量管理體系有重大變化時;發生重大事故時;外部質量審核前;領導認為需要時。

                (2)滾動式年度審核工作計劃

                滾動式年度審核一般在通過第三方質量管理體系認證后被采用。

                主要特點是:

                ①審核持續時間較長;

                ②審核和審核后的糾正行動及其跟蹤陸續展開;

                ③在一個審核時期內應保證所有適用過程及相關部門得到審核;

                ④重要的過程和部門可安排多頻次審核。

                (3)審核活動計劃

                審核活動計劃是對本次審核活動的具體安排,應形成文件,由審核組長制訂并經主管/管理者批準。

                審核活動計劃應明確審核的目的和范圍,審核依據的文件(標準、手冊及程序等),審核組成員名單及分工情況,審核日期和地點,受審核部門,首次會議、末次會議的安排,各主要質量審核活動的時間安排,審核報告日期等。

                審核活動計劃還應體現本次審核所采用的主要方法,如是操作流程法,還是選擇部門法,或是選擇過程法等。

                (4)跟蹤審核計劃

                對糾正措施的實施過程及結果應進行跟蹤審核,必要時該類審核活動也應制訂計劃,但其范圍、對象將被限制在前次審核的不合格項方面。

                (5)臨時性審核計劃

                臨時性審核是指年度審核計劃安排以外的審核。該類審核往往是由于特殊情況或特殊要求而提出的。

                ●編制審核計劃注意事項

                (1)審核計劃可按部門或活動(過程)來編寫,不再以要素來編寫,一般更側重于按部門審核。審核計劃一般應寫明擬審核的職能部門、場所,最好注明應審核哪些相應的活動或過程。過程可以包括產品實現過程和其支持過程(即管理過程)。審核也可以以過程為主審核,此時則應注明審核哪些相關的職能部門。為此,審核組長應事先熟悉被審核方的質量管理體系文件及部門在相應過程或活動中的職責。受審核方如能提供部門和過程(活動)的職能分配表則更為理想。

                (2)審核計劃的具體內容應與受審核方的規模和復雜程度相適應。在制訂審核計劃時應考慮在對質量有較大影響的過程或活動以及承擔較重要職能的部門安排較多的時間,應確保在有效的時間內完成有效的審核。

                (3)在編制年度內審計劃時,若采用滾動式審核,則相應要素應改為相應的過程或活動,應在一個審核周期內確保對產品實現過程和支持過程的全面覆蓋。對于主要的過程和活動,如管理職責、資源管理、產品的實現過程、測量分析和改進等,每次審核時均應考慮到,對于其子過程則可以考慮抽樣。

                (4)審核組分工時應注意把具備專業能力的審核員安排在產品實現過程或產品的測量過程的審核上,以確保審核有效進行。

                (5)審核計劃中應強調安排對領導層的審核。

                2000版標準對最高管理者的承諾和職責進一步予以重視,這些承諾和職責通常反映在組織的質量方針、質量手冊、質量管理體系文件中,并在相關過程和活動中體現。因此對最高管理者的承諾,自身的質量意識和對質量管理體系及職責的理解,審核時應予充分了解,對最高管理者的審核或座談應在審核計劃中予以明確并給予足夠的時間。

                ●審核小組的建立

                前面已經提到過組織內審小組的組成,組織根據審核活動目的、范圍、部門、過程以及審核日程安排,選定審核組長和成員,建立審核小組。

                小組成立后,應明確各成員分工和要求,這是審核組長的責任。審核組長應注意“審核員不能審核自己的工作”的原則。

                ●審核員按分配任務做好各項準備工作

                (1)熟悉必要的文件和程序。

                (2)根據要求編制檢查表。

                (3)考慮前次審核結果應跟蹤的項目。

                小組成立后通常應舉行審核組會議,以確保審核前準備工作全部完成,每個審核員對審核任務完全了解。

                為使內審活動正常有效地開展,組織應建立相適應的內審工作系統,主要是:

                ①組織

                應建立審核組織,指定組織內審負責人(如管理者代表),明確日常工作負責部門以及其他部門應負的職責;應選擇、培訓、形成一批合格的內審員(最好每個部門至少有一名內審員),以確保審核活動必需的人力資源。

                ②文件

                應建立并保持內審程序,規定內審的基本步驟、要求、責任與方法,應建立完善的內審工作文件,如年度審核計劃、審核活動計劃、檢查表、現場審核記錄表、不合格項報告、糾正措施報告、審核報告等。

              物業經理人:www.bjsjlk.com.cn

              篇2:內部審核的基本要求

                文 件 名:內部審核的基本要求

                ●審核程序

                應建立并保持組織內部審核書面程序,可能不是一個,而是一組。內部審核(以下簡稱內審)程序的內容通常包括:目的,范圍,引用標準,定義,審核類別,審核的組織,審核的基本 要求,審核人員的確定與責任,審核計劃,審核的基本步驟、方法及要求,審核的分析與記錄,審核報告的處理,跟蹤審核等。

                內審程序是組織內部審核各項活動總的指導和規定,可包含體系、過程、產品和服務的質量審核,具體操作宜另訂細則執行。

                ●內審重點

                內審的實施重點是驗證質量活動和有關結果的符合性,確定質量管理體系的有效性、過程的 可靠性、產品的適用性,評價達到預期目標的程度,確認質量改進(包括糾正和預防)的機會 和措施。

                ●審核計劃

                根據標準、程序規定和所審核活動的實際情況及重要性,制訂并實施內審年度計劃和專項活 動計劃。質量管理體系審核應對所有過程和部門進行,在規定時間內(通常為一年)覆蓋為10 0%;過程審核應對所有關鍵過程和因素進行審核,確保關鍵過程和因素進入受控狀態;產 品質量審核應從適用性角度對最終產品按抽樣標準進行定期審核,以期客觀反映出產品質量 水平及波動規律,服務質量審核應以顧客要求、投訴為線索,主要進行外部(售前、售中、 售后)服務的審核,不斷適應、滿足顧客要求,減少顧客投訴率。

                ●審核人員

                審核人員應能保持相對獨立性/公正性,并經組織管理者專門授權,具備足夠資格。審核人 員的數量、素質應能滿足內審需要。

                ●審核資源

                組織管理者應提供內審時所需的各種資源(包括人員、技能、設備、圖表、經費、時間等), 以實現審核工作目標。

                ●審核結果

                質量審核的結果按要求整理、綜合,形成報告,并按程序規定被及時有效地傳遞和充分利用 。

                ●審核文件

                審核工作用的所有文件(包括程序、標準、記錄、報告、表格)齊全、適用,格式規范化,保 管檔案化。

                ●糾正措施

                對審核中發現的問題采取糾正措施,并實施跟蹤與監督,保證糾正系統靈敏有效。組織內審活動只要達到上述八條要求,基本可滿足ISO9001標準提出的要求。值得提出的是 ,這些要求僅是組織開展內審活動的基本要求。

              篇3:內部審核的特點

                文 件 名:內部審核的特點

                ●內審的主要動力來自管理者

                有時開展內審活動可能是為了達到標準要求在以便外部審核前糾正不足,但是最為重要的是 管理者的認識和支持。沒有管理者的支持就難以開展,也不會取得應有的效果。內審應是一 種自覺的、持續的內部管理行為,而不是一項被動的應付性的活動。外部審核,對第三方來 說,主要是由組織申請而進行的認證注冊活動;對第二方來說,主要是為了選擇控制供方而 進行的活動。

                ●內審的重點是推動內部改進

                每次內審應致力于發現問題和改進,這是衡量內審有效性的標志之一;而外部審核重點是進 行評價,并據此作為認證注冊或選擇、控制供方的依據。

                ●內審的人員來自于組織內部

                內審是以自己的組織名義由內部審核員進行的,第三方或第二方審核是以審核機構或顧客名 義進行的。第三方審核人員必須是國家認可的具有資格的人員,第二方審核通常是顧客內部 人員。

                ●內審程序通常比第三方審核簡單

                由于內審員都比較熟悉自己組織的情況,因此在審核時可簡化某些程序,如文件審查、首次會議等;但在某些方面又有所加強,如糾正措施、跟蹤審核等。

                ●內審的規范要求比第三方審核低

                內審也是一項規范化活動,如要求有計劃,審核員應具備資格,審核結果應形成報告等。但其 規范化程度與第三方審核相比則要低些。內審常常因為提高有效性和效率問題,而對原有的 規范化的做法和要求進行糾正,靈活性較高。

                ●內審對糾正措施的跟蹤控制比較及時有效

                對糾正措施的實施過程及結果的跟蹤控制,內審不但能做到及時,而且能將有效部分納入文 件,因而也較有效;外部審核的跟蹤控制只能定期進行,且只對糾正結果進行評價。

                ●內審更有利提高質量管理體系運作效果

                內審不僅僅對質量管理體系,它還可涉及組織其他系統的改進;而外部審核關心的主要是質 量管理體系的符合性。內審在時間上比外審更充裕,在內容上比外審更廣泛。內審員可與被 審核方共同研究制訂糾正措施,第三方審核員通常只提糾正要求,不提糾正措施建議。

                ●內審是管理者介入質量管理的重要工具

                內審可作為管理者介入質量管理的一項重要工具來使用,其目的是保持質量管理體系正常、 有效地運行,外審則是第三方或第二方對組織質量管理體系進行評價的工具。

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