內部審核實施:審核氣氛

              日期:2020-01-18  類別:最新文章  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

                內部審核實施:審核氣氛有關的物業管理文本,文件名:內部審核實施審核氣氛應對技巧是:審核時盡量少應酬,通常不吃水果之類的食物,客氣但嚴肅。●現場審核的控制(1)忠于審核目的質量審核從策劃開始到提......

                文 件 名:內部審核實施

                審核氣氛

                應對技巧是:審核時盡量少應酬,通常不吃水果之類的食物,客氣但嚴肅。

                ●現場審核的控制

                (1)忠于審核目的

                質量審核從策劃開始到提交審核報告結束,自始至終應忠于審核目的,特別在現場審核時,會有各種干擾,稍不注意就會使審核偏離原定軌道。審核組長在組織審核過程中,應隨時掌握動態,把握方向 ,認準目標,發現偏離及時協調、調整;審核員應保持清醒的頭腦,清楚自己正在干什么, 應干什么,怎么去干,堅定地按照計劃安排和檢查清單進行,不要因各種干擾而輕易轉移審 核視線,偏離審核目的。

                (2)保持審核節奏

                審核組長是樂隊指揮,應注重樂隊團體的和諧,發揮整體功能;審核員應按計 劃有序協調地 進行,服從審核組長指揮,審核員間彼此充分溝通、協調、互補。這是保持審核節奏的關鍵 。審核員在審核時決不能在一個部門“直至找到問題為止”,對偏離檢查表的審核應特別慎 重,除非有關鍵線索,一般不應偏離,應審時度勢,調查至必要的深度。

                (3)審核小組會

                審核進行到某個適宜階段或一天結束后,應開審核小組會,這是審核組長實施控制的重 要手 段。通過審核小組會,審核組長了解各審核員工作進程,提出下一步工作要求,協調有關工 作。在小組會上,還應對查到的審核證據和審核發現進行分析和判斷,決定是否需要開具不 合格項報告及確定不合格類型。在末次會議之前應召開一次小組會,對審核結果進行歸納、 分析,并作出評價,研究末次會議審核組發言內容。

                (4)審核計劃的控制

                通常應依照審核計劃和檢查表進行審核,只有當認為改變審核計劃可以更好地達到審核 目的 時,才可適當變更。變更審核計劃需得到委托方的批準或受審核方的同意,只有當發現有嚴 重不合格可能時,才能超出原檢查表的限制,按新發現的線索跟蹤,直到作出結論。

                (5)審核進度的控制

                審核工作應按照預定的時間完成,如果出現了不能按預定計劃時間完成的情況,審核組 長應 及時作出調整,通過調整力量或適當減少審核內容等辦法使審核工作按預定的計劃進行下去 。對需追蹤的重要線索可由組長決定延長審核時間直至得到可信的檢查結果。

                (6)審核氣氛的控制

                審核組長應時刻注意審核工作的進展情況,對審核中不應該出現的氣氛緊張或過于潦草 等情況,采取適當的措施糾正。融洽的氣氛有利于審核的進行。

                (7)審核范圍的控制

                從內部審核的目的出發,審核中常有擴大審核范圍的情況出現,當要改變審核范圍時應 征得審核組長的同意,必要時審核員有權擴大抽樣范圍和抽樣數量。

                (8)不合格項的控制

                所有的不合格項均應報告審核組長,審核組長每天都應對不合格項進行審查。凡是不夠 確實 或不夠明確的,或未得到受審核方確認的,可采取再檢查核對的辦法。根據對不合格項情況 的綜合分析,審核組應從利于改進的目的出發,發出不合格項報告。審核組長對審核的結論 負責。

                (9)與受審核方的溝通

                審核期間,審核組長應定期就審核的狀況和任何關注的問題與受審核方進行適當的溝通 。對 所有超出審核范圍的問題的任何關注均應予以記錄,并向審核組長報告,以便盡可能就此與 審核委托方和受審核方進行溝通。隨著現場審核的進展而可能出現的審核范圍的任何變更 需求,均應與審核委托方進行評審并得到其批準。當可獲得的證據表明審核的目標無法實現 時,審核組長應向審核委托方和受審核方報告原因,以確定適當的措施,措施可包括:終止 審核或變更審核目標。

                (10)其他控制

                應注意對客觀證據的確認,不定時進行復查;應對違反審核紀律或不利于審核正常進行 的言行及時糾正;對某些意外情況應及時妥善處理。

              物業經理人:www.bjsjlk.com.cn

              篇2:內部審核實施:不合格報告

                文 件 名:內部審核實施

                不合格報告

                ●不合格項的含義

                審核所述的不合格項是指“未滿足規定的要求”。這里的規定要求主要有:

                (1)標準要求(如ISO9001標準要求)。

                (2)文件規定(包括質量手冊、程序文件、質量記錄和質量計劃或技術性文件和管理性文件)。

                (3)合同規定(與顧客簽訂的銷售合同,與供方簽訂的采購合同等)。

                (4)社會要求(包括法律、法規、法令、條例、規章規則以及環境保護、健康 安全、能源和自然資源的保護等應承擔的義務)。

                (5)其他規定,如最高管理者的要求,常識性要求(不一定形成文件)。

                (6)顧客投訴。

                不合格項的判定以ISO9001:2000標準明示的要求和顧客的投訴為依據,對隱含要求的不合格項可以觀察形式表述或在審核報告中適當描述。

                ●不合格項的類型

                在質量管理體系內部審核中遇到的不合格項主要有以下幾種類型:

                (1)文件的不合格項。包括文件與要求不符合、規定沒有實施、實施沒有效果三種情況。

                (2)設備的不合格項。生產或測量監控設備不符合保證質量的技術狀態或管理要求。

                (3)產品的不合格項。產品(包括采購產品半制品、成品等)不符合技術規范或社會要求。

                (4)人員的不合格項。審核內容涉及的具體崗位人員不符合標準或文件或實際操作應達到的素質和培訓要求。

                (5)環境的不合格項。審核區域環境不符合設備、人員、材料、工藝、生產 、管理對環境提出的要求。

                (6)其他的不合格項。審核涉及到時間、信息、資源等對資源有影響的因素,盡管文件未規定,但與常識性要求不符合的項目。

                這樣的分類便于突出重點采取糾正措施。

                ●確定不合格項原則

                (1)規定與實際核對的原則

                在審核時應堅持實際與規定核對的原則,不合格項必須是在規定范圍內經過核對的、建 立在 客觀證據上的審核發現。未經核對的不能判為不合格項;客觀證據不充分的不能判為不合格 項;超出規定范圍的,不宜提出不合格項。

                (2)以客觀證據為依據的原則

                凡依據不足的不能判為不合格項。對那些受審核方有意見分歧的不合格項,可通過協商 或重新審核來決定。

                ●不合格項的分級與評定

                內部審核可根據自己需要和標準進行分級。分級的目的在于正確客觀地得到審核結論。不同的審核對象會出現不同的分級方法,如產品質量審核是以缺陷的嚴重性進行分級,分為致命缺陷(A級)、嚴重缺陷(B級)、一般缺陷(C級)和次要缺陷(D級)。而質量管理體系審核則以不合格的嚴重性進行分級,如第三方體系審核時分為嚴重不合格和一般不合格兩種。通過分級可帶來兩點好處,一是可突出重點,把力量用在糾正和預防關鍵的和系統的不合格或缺陷上;二是可按不同的等級給以不同的權數,將定性分析轉化為定量分析,通過一定的數據處理,用數據進行綜合評價。如產品質量審核A級缺陷分為100,B級缺陷分為50,C級缺陷分為10,D級缺陷為1。通過對缺陷加權計算和數學處理,得出質量指數I,以此得出綜合評價結論。

                內部質量管理體系內部審核可按嚴重性分成嚴重不合格、一般不合格、輕微不合格、觀察項四級:

                (1)嚴重不合格項

                嚴重不合格通常是指系統性失效或缺陷。主要判斷標準有:

                ①質量管理體系與約定的質量管理體系標準或文件的要求嚴重不符。如關鍵的控制 程序沒有得到貫徹,缺少標準規定的要求等。

                ②造成系統性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如在用測量監控設備大部分未按周期進行校準(檢定),不合格品的處置大部分未按規定要求進行評審和記錄等。

                ③造成區域性失效的不合格(可能需要由多個一般不合格去說明)。如某組織質量管 理體系未 覆蓋到應實施的某組織單元或該組織單元根本未按標準要求組織實施,質量管理體系覆蓋的 所有的產品中有某個產品未按標準進行質量控制等。

                ④可造成嚴重后果的不合格項。如壓力容器的焊接達不到規定要求,家用電器沒有 進行絕緣、耐壓試驗,按錯誤的圖紙進行加工等,這些都直接危及到產品、人身安全,或會 給組織帶來重大經濟損失,嚴重損害組織聲譽。

                ⑤違反法律、法規的不合格項。

                (2)一般不合格項

                一般不合格項判斷標準:

                ①不是偶然的,明顯不符合文件要求的不合格項。如有部分采購合同未進行評審, 檢驗員職責不明確。

                ②直接影響產品質量的不合格項。如幾臺檢測設備超過校準周期,未按規定進行首 檢自檢。

                ③造成質量活動失效的不合格項。如質量控制點沒有針對關鍵質量特性或工序支配 因素進行控制等。

                (3)輕微不合格項

                輕微不合格項是指孤立的、偶發性的、并對產品質量無直接影響的問題。如卷宗里有一 張圖 張或一份文件的版次不是最新的,某一份文件沒有標明日期,用詞不準確,簽字不符合要求 等。

                (4)觀察項

                對不合格項進行分級,在有些情況下會成為一件困難的事情,因為其界線很難準確劃定。這種區分往往取決于審核組長和審核員的經驗和技巧。有時候會出現一種類似不合格項的 報告稱為“觀察項”。出現“觀察項”的情況主要有:

                ①證據稍不足,但存在問題,需提醒的事項。

                ②已發現問題,但尚不能構成不合格,如發展下去就有可能構成為不合格的事項。

                ③其他需提醒注意的事項。

                觀察項報告不屬于不合格報告,也不列入最后的審核報告中去。“觀察項”的設置無疑 為審 核方和受審核方各準備了一個臺階,對于緩解審核氣氛會帶來好處。使用得法,對內審有積極意義。

                ●不合格項評定方法

                在審核中通常采用矩陣圖形,將每個審核員提出的不合格項填入表內,經統計分析,不合格項的總體概況就清楚了。

                不合格項統計分析的目的,在于對質量管理體系符合性程度進行評審,其評定有下列三種方法:

                (1)比例法

                按照標準或檢查表確定的審核條款,審核后統計出的不合格條款數占總條款數的比例。

                (2)分值法

                對每級不合格給予加權分,審核后按不合格數乘以相應級別的加權分再求和得出總失分值。

                (3)分層分類法

                通常按照文件、設備、人員、環境、其他六種類型進行不合格項的統計分析。如文件的 不合格項,可分為文件與要求不符合的不合格項、規定沒有實施的不合格項、實施沒有效果 的不合格項等。

                總之,評定方法可有許多種,關鍵要把握三點:

                (1)應能正確、客觀、公正地得出體系綜合評價結論。

                (2)應能將定性分析轉化為科學的定量分析。

                (3)應能進行客觀合理的前后、上下、橫向、類別比較。

                ●不合格項報告的內容

                不合格項報告的內容,可包括:受審核方名稱,審核員,陪同人員,日期,不合格現象 的描述(應指出不合格、缺陷的客觀事實),不合格現象結論(違反標準、文件的條文),不合 格項性質(按嚴重程度),受審核方的確認,糾正措施及完成時間,采取糾正措施后的驗證 記錄等。不合格項報告三要素是:不合格現象的描述,不合格現象結論和不合格項性質,這是任一不合格項報告不可缺少的。

                不合格現象的描述應嚴格引用客觀證據,并可追溯。例如觀察到的事實、地點、當事人 、涉及到的文件號、產品批號,有關文件內容,有關人員的陳述等。描述應盡量簡單明了, 事實確鑿,直筆表述,不加修飾。

                不合格現象的結論主要是指所描述的現象違反了約定文件(質量管理體系標準、質量管 理體系文件、合同等)的哪條規定。

                ●不合格項報告的注意事項

                (1)不合格項報告必須寫出標準要求下的不合格客觀事實,描述應清楚、正確、完整 、并取得受審核方代表確認。

                (2)不合格項陳述應是:

                ①事實確鑿,可追溯,不會引起受審核方爭執或不予確認。

                ②陳述在何地、何時、為什么、何人等,涉及到具體人員時,宜提崗位或職務。

                ③為對其有所幫助,陳述應指出若使之正確需要做什么。

                ④適當陳述理由。

                (3)在審核結束前,所有的不合格項都應得到受審核方的確認。

                (4)受審核方拒絕確認不合格項報告情況及對策:

                ①受審核方認為這不是客觀事實。

                對策:拿出充分證據,證明這是客觀事實。如無充分證據,應取消不合格項報告。

                ②受審核方提出相反的客觀事實。

                對策:驗證其提供的相反客觀事實是否真實有效,且發生時間在后。如其提供的相反客觀事實成立,消;如不成立,應堅持原判。

                ③受審核方認為這不是標準要求。

                對策:對照標準、文件規定,如是,應堅持原判,如不是則予取消。

                ④受審核方認為這是方法問題。

                對策:審核員應堅持方法的多樣性,只要該方法是有效的,能達到規定要求的就予 承認。如是無效的,應有充分理由和證據說服受審核方。審核員切忌用自己的想法、做法作 為標準進行判斷,甚至強加于人,這會遭致受核方的強烈反感。

                總之,當受審核方不確認不合格項報告時,審核員應冷靜、耐心,應在堅持審核原則的前提 下有“從善如流”的胸懷;審核員應闡明理由,指出這是不是客觀事實,是不是標準要求, 讓受審核方口服心服,而不是居高臨下,以勢壓人。受審核方是審核員的“顧客”,審核員 應全心全意地為其提供優質服務。

                (5)不合格項報告應至少分發到不合格項的責任部門和有實施糾正措施責任 的部門,以便實施糾正措施并對其驗證效果。

                (6)開具不合格項報告時,不能感情用事,不能用形容、夸張的語言描述,不能任意 擴大不合格的客觀事實范圍,不能以自己的想法、做法作為不合格判斷的依據,不能任意拔 高標準、文件要求。

                (7)開具不合格項報告時,必須考慮其后糾正措施的效果,是積極的還是消極的,其 對產品質量的影響是直接的、主要的,還是間接的、次要的。

              篇3:內部審核實施:內審首次會議

                文 件 名:內部審核實施

                內審首次會議

                首次會議是實施審核的開端,是審核組全體成員與受審核方領導及有關人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持,向受審核方介紹具體內容及方法,并協調、澄清有關問題。到 會人員要有簽到記錄。

                ●首次會議的作用

                (1)傳達并落實審核計劃。

                (2)簡要介紹審核采用的方法和程序。

                (3)建立審核組與受審核方的正式聯系。

                (4)提出并落實審核有關要求。

                (5)澄清并協調有關審核問題。

                ●首次會議的要求

                (1)建立審核活動的風格。

                (2)準時、簡短、明了,會議以不超過半小時為宜。

                (3)獲得受審核方的理解并得到支持。

                (4)由審核組長主持會議。

                (5)參加首次會議的人員應包括:審核組全體成員,高層管理者(必要時),受審核部門代表及主要工作人員等。

                ●首次會議的內容

                (1)會議開始。參加會議人員簽到,審核組長宣布會議開始。

                (2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工,受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時,應詢問原因。

                (3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準則和審核將涉及的部門、班組或崗位。

                (4)傳達審核計劃。審核計劃應征得受審核部門的最后確認,一般情況下,審核計劃不宜作大的調整。

                (5)強調審核的原則。強調公正客觀立場,說明審核是一個抽樣過程,有一定局限性 ,但審 核將盡可能取其有代表性的樣本,使得審核結論公正;說明相互配合是審核順利進行和獲得 公正結論的重要條件,提出不合格項報告的形式等。

                (6)闡明、澄清有關問題。對有疑問的問題進行澄清,交流雙方關心的具體問題,確定末次會議的時間、地點及出席人員等。

                (7)落實后勤安排。必要時,應對辦公、交通、就餐作出安排。

                (8)會議結束。以審核組長的致謝詞結束會議。

                ●首次會議的注意事項

                (1)首次會議應準時開始、準時結束,通常時間不應超過半小時。

                (2)會議應始終圍繞主題,簡明扼要。

                (3)規模較小、時間較短或常規性內審,可不開首次會議,有關問題可以通知審核形 式替代,即使召開首次會議,上述內容及環節可視具體情況增刪。

                (4)首次會議應致力于建立一個良好的審核“風格”和“氛圍”。

                (5)與會人員簽到,審核組長發現受審核部門重要人物未到場時應詢問原因。

                (6)審核目的、范圍和計劃一般不在首次會議上作更改,較小的計劃變更是允許的。

                (7)陪同人員的作用

                ①為審核組提供支持;

                ②可代表受審核方見證審核活動;

                ③其他職責。如確保現場審核員知道有關安全和保安方面的要求。審核員應注意確保陪同不施加過分的影響或進行干預。

                (8)強調在審核所安排日程(時間)段中,被審核部門負責人應在場。

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