內部審核實施:內審首次會議

              日期:2020-01-18  類別:最新文章  編輯:物業經理人  【下載本文Word版

                內部審核實施:內審首次會議有關的物業管理文本,文件名:內部審核實施內審首次會議首次會議是實施審核的開端,是審核組全體成員與受審核方領導及有關人員共同參加的會議。首次會議由審核組長主持,向受審核方介紹具體內容及......

                文 件 名:內部審核實施

                內審首次會議

                首次會議是實施審核的開端,是審核組全體成員與受審核方領導及有關人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持,向受審核方介紹具體內容及方法,并協調、澄清有關問題。到 會人員要有簽到記錄。

                ●首次會議的作用

                (1)傳達并落實審核計劃

                (2)簡要介紹審核采用的方法和程序

                (3)建立審核組與受審核方的正式聯系。

                (4)提出并落實審核有關要求。

                (5)澄清并協調有關審核問題。

                ●首次會議的要求

                (1)建立審核活動的風格。

                (2)準時、簡短、明了,會議以不超過半小時為宜。

                (3)獲得受審核方的理解并得到支持。

                (4)由審核組長主持會議。

                (5)參加首次會議的人員應包括:審核組全體成員,高層管理者(必要時),受審核部門代表及主要工作人員等。

                ●首次會議的內容

                (1)會議開始。參加會議人員簽到,審核組長宣布會議開始。

                (2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工,受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時,應詢問原因。

                (3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準則和審核將涉及的部門、班組或崗位。

                (4)傳達審核計劃。審核計劃應征得受審核部門的最后確認,一般情況下,審核計劃不宜作大的調整。

                (5)強調審核的原則。強調公正客觀立場,說明審核是一個抽樣過程,有一定局限性 ,但審 核將盡可能取其有代表性的樣本,使得審核結論公正;說明相互配合是審核順利進行和獲得 公正結論的重要條件,提出不合格項報告的形式等。

                (6)闡明、澄清有關問題。對有疑問的問題進行澄清,交流雙方關心的具體問題,確定末次會議的時間、地點及出席人員等。

                (7)落實后勤安排。必要時,應對辦公、交通、就餐作出安排。

                (8)會議結束。以審核組長的致謝詞結束會議。

                ●首次會議的注意事項

                (1)首次會議應準時開始、準時結束,通常時間不應超過半小時。

                (2)會議應始終圍繞主題,簡明扼要。

                (3)規模較小、時間較短或常規性內審,可不開首次會議,有關問題可以通知審核形 式替代,即使召開首次會議,上述內容及環節可視具體情況增刪。

                (4)首次會議應致力于建立一個良好的審核“風格”和“氛圍”。

                (5)與會人員簽到,審核組長發現受審核部門重要人物未到場時應詢問原因。

                (6)審核目的、范圍和計劃一般不在首次會議上作更改,較小的計劃變更是允許的。

                (7)陪同人員的作用

                ①為審核組提供支持;

                ②可代表受審核方見證審核活動;

                ③其他職責。如確保現場審核員知道有關安全和保安方面的要求。審核員應注意確保陪同不施加過分的影響或進行干預。

                (8)強調在審核所安排日程(時間)段中,被審核部門負責人應在場。

              物業經理人:www.bjsjlk.com.cn

              篇2:內部審核實施:內審末次會議

                文 件 名:內部審核實施

                內審末次會議

                ●末次會議的任務

                (1)向受審核方介紹審核情況,以便他們能夠清楚地理解審核的結果,并予確認。

                (2)報告審核發現(重點在不合格項)和審核結論。

                (3)提出后續工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。

                (4)結束現場審核。

                ●末次會議的內容

                審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝,要真誠具體,但不必聲勢很大,過分熱情。與會者應簽到。

                (1)重申審核目的和范圍。考慮到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議,審核組長應重申。

                (2)強調審核的局限性。審核是抽樣進行的,存在一定風險。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性,使審核意見具有公正性。

                (3)宣讀不合格項報告(可選擇主要部分)。

                (4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求,包括確定糾正 措施的時間,完成糾正措施的期限,驗證糾正措施的方法等。

                (5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見,并說明審核報告的發布時間、方式及其 他后續工作要求。

                (6)受審核方領導表態,并對糾正作出承諾。

                (7)會議結束,審核方表示謝意。

                ●末次會議的注意事項

                (1)末次會議不僅是第三方審核結束時的一個重要會議,也是內部審核結束時的一個重要會議,不能省略。

                (2)末次會議的重點應圍繞著不合格項提出糾正措施及要求。

                (3)審核結果、意見涉及到的重要部門和人員應到會,以便實施糾正。所有到會的人員應簽到。

                (4)末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的,應保持審核風格和良好的氛圍。“ 準時開 始、準時結束”,會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時,可滿足其正當要求。末 次會議切忌拖沓,發生爭執。審核組長見已達到末次會議目的后,應堅決而有策略地予以“ 關閉”。

                (5)末次會議應有會議記錄,并保存。記錄應包括到會人員的簽到。

                (6)有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施,經審核員驗證也較滿意 ,可不在會上提出或在會上表示滿意態度。

                (7)末次會議應適當肯定受審核方取得的成功經驗和好的做法,不要一味談問題。

                (8)宣讀不合格項報告或對受審核方不利結論時,應充分準備,選擇適當措辭,防止 陷入“僵局”。

                (9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內開 展工作 ,因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎上。所以這就 導致了所有的審核都具有一定的不確定因素,審核結論的使用者應對這種不確定性加以關注 。

                (10)在末次會議之前審核組應進行內部商議,以便:

                ①評審所有審核發現;

                ②達成一致的審核結論;

                ③討論審核的跟蹤措施。

              篇3:必需的六個程序文件:內部審核程序

                文 件 名:必需的六個程序文件

                內部審核程序

                1.0目的

                通過策劃和實施內部審核,查明質量管理體系的實施是否符合策劃安排、標準的要求以及公司確定的管理體系的要求,以便及時發現問題,采取糾正或改進措施,使質量管理體系得到有效實施和保持。

                2.0適用范圍

                本程序適用于質量管理體系審核。

                3.0職責

                ●總經理聘任內部質量管理審核員,并規定其職責。

                ●質量部負責制訂“年度質量管理審核工作計劃”,并經總 經理(或管理者代表)批準。

                ●在管理者代表主持下,質量部組織實施審核,編制并管理有 關審核的文件、報告和資料。

                ●各相關部門配合完成審核,并對不合格項采取糾正措施。

                4.0工作程序

                ●人力資源部推薦、總經理聘任內部質量審核員,被聘人員應 具有一定資格,有管理工作經驗和熟悉審核工作,并經過培訓且是非從事受審核活動的人員 (審核員不應審核自己的工作),并獨立于受審核部門,以確保審核過程的客觀性和公正性。

                ●審核次數、時機、內容

                (1)人力資源部負責根據質量管理體系的過程和區域的狀況,重要性以及以往審核的 結果,制訂“質量管理審核年度工作計劃”,并于年初報總經理批準后下發實施,一般情況下,每年對質量管理體系及其所涉及的部門審核1~2次,對重要部門,根據總經理的指令可臨時增加審核次數。

                (2)當出現下列情況時,由管理者代表及時組織進行內部審核。

                ①組織機構或管理體系發生重大變化時;

                ②法律、法規及其他外部要求變更時;

                ③第二、三方審核之前;

                ④在質量認證證書到期換證之前;

                ⑤出現重大質量事故,或發生顧客重大投訴時。

                (3)“質量管理審核年度工作計劃”的內容包括:

                審核的目的和范圍、審核的依據、審核的主要項目及時間安排、受審核的部門和審核頻次。

                ●審核準備

                (1)在管理者代表主持下,成立審核組(一般由3~4人組成),指定組長,成員適當分工。組長負責本次審核的具體組織工作。

                (2)準備審核專用文件

                “質量審核通知”、“質量審核計劃(即日程安排)”、“質量審核檢查表”、“質量審核現場檢查記錄表”、“不合格項報告”。

                (3)收集審核的依據文件

                質量管理體系文件、法律法規、合同、技術標準和有關制度、技術規范、質量計劃和管理文件等。

                (4)審核組長提前一周向受審核部門發出“質量審核通知”及本次“質量審核計劃”。

                (5)受審核部門收到“質量審核計劃”后,要作好必要的準備工作。若對審核日期和審核的主要項目有異議,可在兩天內通知質量部,經協商后可以另行安排。

                ●審核實施

                (1)在審核組長的主持下,召開首次會議,宣布審核目的、方法、程序、日期安排及有關事項。做好記錄,到會人員簽到。

                (2)審核員根據“質量審核檢查表”進行現場審核(檢查),必要時還要檢查表以外的相關內容,確保審核的獨立性。

                (3)審核員通過交談、閱讀文件、檢查現場、收集證據,核實被審核部門的質量管理體系的實施效果是否達到規定的要求。按規定作好記錄。

                (4)審核現場發現問題時,應由該項工作的負責人或操作者確認,并由審核人員填寫“質量審核現場檢查記錄表”,以保證不符合項能夠被理解,以利于糾正。

                (5)審核結束后,由審核組長召集審核組成員會議,討論審核結果,確認不合格項,并填寫“不合格項報告”。

                (6)由審核組長召開受審核部門負責人、審核組成員及其他有關人員會議(末次會議),宣布審核結果。提出制訂糾正措施的建議。參加末次會議的人員和要求與首次會議相同。

                ●審核報告

                (1)審核報告由審核組長(或授權的審核員)編寫,經簽署后,報管理者代表批準。

                (2)審核報告的內容包括:審核目的、范圍和日期、受審核部門、審核依據的文件、審核員、受審核部門聯系人員和主要參加人員、審核綜述及結論性意見;不合格項目匯總表及糾正要求。

                (3)審核報告發放范圍:總經理、管理者代表、有關副總經理、人力資源部、受審核部門、不合格項涉及的有關部門。

                ●審核后的跟蹤

                (1)受審核部門管理者在收到“不合格項報告”后一周內,對不合格項目采取糾正措施,填寫“糾正措施報告表”中的糾正措施欄,交審核員和管理者代表驗證后,組織實施。

                (2)審核員跟蹤檢查實施結果,并填寫“糾正措施報告表”中的相應欄目,審核組長及時向管理者代表報告,以便協調處理。

                (3)對短期內不能糾正的不合格項目,受審核部門(或責任部門)應制訂糾正措施計劃,交質量部確認后,按《糾正措施控制程序》實施糾正。審核員對其進行跟蹤監督,寫出跟蹤審核報告。

                (4)糾正措施計劃的發放范圍:總經理、管理者代表、有關副總經理、人力資源部、不合格項涉及的有關部門。

                ●質量審核報告、記錄、文件由質量部按《記錄控制程序》的規定保存。

                ●質量審核結果是管理評審和質量改進的輸入。

                5.0支持性文件

                ●《糾正措施控制程序》

                ●《預防措施控制程序》

                ●《記錄控制程序》

                ●《管理評審程序》

                6.0相關記錄

                ●《年度質量管理審核工作計劃》

                ●《質量管理審核檢查表》

                ●《質量管理審核通知單》

                ●《質量管理審核現場檢查記錄表》

                ●《不合格項報告》

                ●《審核報告》

                ●《內審員名單》

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